Tachograf: symbole, wpisy ręczne, wydruki i co przy awarii

Wsiadasz rano do ciężarówki, wkładasz kartę i tachograf pyta o wpisy ręczne za wczoraj po południu, kiedy byłeś na szkoleniu BHP, a nie w kabinie. Co wpisać i pod jakim symbolem? Odpowiedź: to inna praca, symbol młotków, wpisana ręcznie. Tachograf rejestruje czas jazdy, pracy i odpoczynku każdego kierowcy ciężarówki (C) i autobusu (D), a większość błędów przy kontroli bierze się z obsługi, nie z samego jeżdżenia. Poniżej znajdziesz podstawowe symbole, zasady wpisów ręcznych, wydruki i procedurę na wypadek awarii, z przepisem przy każdej regule.

Jakie są rodzaje tachografów i kogo dotyczą

Tachografy montuje się w pojazdach, do których stosuje się rozporządzenie (WE) nr 561/2006 o czasie jazdy i odpoczynku (art. 3 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 165/2014). To przewóz rzeczy pojazdami powyżej 3,5 tony łącznie z przyczepą lub naczepą, przewóz osób pojazdami na więcej niż dziewięć osób z kierowcą, a od 1 lipca 2026 r. także międzynarodowy przewóz rzeczy i kabotaż pojazdami powyżej 2,5 tony (art. 2 ust. 1 rozporządzenia 561/2006).

W pojazdach spotkasz trzy rodzaje urządzeń:

• Tachograf analogowy zapisuje dane na papierowej wykresówce. Rejestruje co najmniej drogę i prędkość, czas oraz aktywność kierowcy (art. 4 ust. 4 rozporządzenia 165/2014).
• Tachograf cyfrowy zapisuje dane w pamięci urządzenia i na karcie kierowcy. Rejestruje też tożsamość kierowcy, zdarzenia i usterki oraz dane o kalibracji (art. 4 ust. 3).
• Tachograf inteligentny to tachograf cyfrowy połączony z nawigacją satelitarną. Sam zapisuje położenie pojazdu na początku i końcu dziennego okresu pracy, przy przekroczeniu granicy, przy załadunku i rozładunku oraz co trzy godziny skumulowanego czasu prowadzenia (art. 8 ust. 1). W transporcie międzynarodowym starsze urządzenia trzeba było wymienić na inteligentne do 31 grudnia 2024 r., a inteligentne pierwszej generacji do sierpnia 2025 r. (art. 3 ust. 4 i 4a).

W pojeździe wolno mieć tylko jeden tachograf (art. 32 ust. 4), a przegląd w zatwierdzonym warsztacie przechodzi on co najmniej raz na dwa lata (art. 23 ust. 1). Kartę do tachografu cyfrowego wyrabiasz sam, a całą procedurę opisujemy w tekście o tym, jak wyrobić kartę kierowcy.

Symbole w tachografie: co oznacza każda czynność

Rozporządzenie 165/2014 wymaga, żebyś przełącznikiem rejestrował osobno i wyraźnie cztery rodzaje okresów, każdy pod własnym symbolem (art. 34 ust. 5 lit. b). Rysunki symboli są w tekście rozporządzenia, poniżej opisujemy je słowami:

Symbol	Czynność	Co obejmuje
koło kierownicy	prowadzenie pojazdu	czas jazdy; tachograf rejestruje go sam, gdy pojazd jedzie
dwa skrzyżowane młotki	inna praca	wszystko poza jazdą: załadunek, obsługa pojazdu, formalności, a także praca dla innego pracodawcy, również poza transportem (ppkt ii)
kwadrat przekreślony po przekątnej	okres gotowości	czas, w którym nie musisz być na stanowisku pracy, ale pozostajesz w gotowości do jazdy lub pracy, na przykład oczekiwanie na przejściu granicznym (ppkt iii; w polskim prawie „okresy pozostawania do dyspozycji”, art. 10 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców)
łóżko	przerwa i odpoczynek	przerwy, odpoczynek dzienny i tygodniowy, a także urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie (ppkt iv)

Piąty symbol, prom lub pociąg, zaznaczasz dodatkowo obok symbolu odpoczynku, gdy odpoczywasz na promie albo w pociągu na zasadach art. 9 rozporządzenia 561/2006 (art. 34 ust. 5 lit. b ppkt v rozporządzenia 165/2014).

Na wyświetlaczu tachografu cyfrowego w czasie jazdy widzisz bieżący nieprzerwany czas prowadzenia i skumulowany czas przerwy. Urządzenie ostrzega Cię przed przekroczeniem maksymalnego nieprzerwanego czasu prowadzenia i w chwili przekroczenia. Ostrzeżenie trwa co najmniej 30 sekund, chyba że potwierdzisz je przyciskiem (art. 6 ust. 2-4). Ile wolno jechać bez przerwy, wyjaśniamy w tekście o przerwie 45 minut.

Wpisy ręczne w tachografie i symbole państw

Kartę kierowcy albo wykresówkę używasz w każdym dniu, w którym prowadzisz, od chwili przejęcia pojazdu. Nie wyjmujesz jej przed końcem dziennego okresu pracy, chyba że jest inny dopuszczalny powód albo musisz wprowadzić symbol państwa po przekroczeniu granicy (art. 34 ust. 1).

Czas spędzony poza pojazdem

Gdy jesteś z dala od pojazdu i nie możesz używać tachografu, okresy innej pracy, gotowości i odpoczynku wprowadzasz na kartę kierowcy funkcją ręcznego wprowadzania danych (art. 34 ust. 3 lit. b). W tachografie analogowym dopisujesz je na wykresówce, czytelnie i bez brudzenia (lit. a). Szkolenie BHP z przykładu we wstępie to inna praca, bo szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy (art. 237³ § 3 Kodeksu pracy), a inną pracą jest każdy czas pracy poza jazdą (art. 4 lit. e rozporządzenia 561/2006). Trafia więc pod symbol młotków.

Do tej samej kategorii należy jazda pojazdem wykorzystywanym do działalności zarobkowej, który nie podlega rozporządzeniu 561/2006, na przykład dostawczym do 3,5 tony w kraju. Taki czas zapisujesz jako inną pracę: ręcznie na wykresówce, na wydruku albo funkcją wprowadzania danych (art. 6 ust. 5 rozporządzenia 561/2006). Państwa członkowskie nie mogą przy tym wymagać od Ciebie formularzy potwierdzających, co robiłeś poza pojazdem (art. 34 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia 165/2014).

Symbol państwa

W tachografie cyfrowym wprowadzasz symbol państwa, w którym zaczynasz i kończysz dzienny okres pracy. Od 2 lutego 2022 r. wprowadzasz też symbol państwa, do którego wjechałeś, na początku pierwszego postoju po przekroczeniu granicy. Postój ma być w najbliższym możliwym miejscu na granicy albo za nią. Przy przeprawie promem albo pociągiem symbol wpisujesz w porcie lub na stacji przybycia (art. 34 ust. 7). Jeśli tachograf sam rejestruje położenie zgodnie z art. 8, nie musisz ręcznie wpisywać państwa na początku i końcu dnia pracy (art. 34 ust. 7 akapit czwarty). Wpis po przekroczeniu granicy to zwolnienie nie obejmuje.

Wykresówka w tachografie analogowym

Na wykresówce wpisujesz nazwisko i imię, datę i miejsce rozpoczęcia i zakończenia jej używania, numer rejestracyjny pojazdu, stany licznika na początku i końcu jazdy, godzinę zmiany pojazdu oraz symbole państw (art. 34 ust. 6). W załodze z tachografem cyfrowym każdy kierowca wkłada swoją kartę do właściwego czytnika (art. 34 ust. 4).

Wydruki z tachografu: kiedy są obowiązkowe

Wydruk to papierowy zapis danych z tachografu cyfrowego. Przewoźnik i kierowca muszą zadbać, żeby wydruk na żądanie kontrolującego dało się zrobić, czyli w praktyce żeby w urządzeniu był papier (art. 33 ust. 1 akapit trzeci). Wydruki są obowiązkowe w trzech sytuacjach:

• Karta uszkodzona, zgubiona albo skradziona. Na początku trasy drukujesz dane pojazdu i wpisujesz na wydruku swoje dane, okresy aktywności i podpis. Na końcu trasy drukujesz drugi wydruk i dopisujesz okresy, których tachograf nie zarejestrował (art. 35 ust. 2).
• Przekroczenie czasu jazdy w wyjątkowych okolicznościach. Powód odstępstwa wpisujesz odręcznie na wydruku, wykresówce albo w planie pracy najpóźniej po dotarciu na miejsce (art. 12 rozporządzenia 561/2006).
• Kontrola drogowa. Kontrolujący może sprawdzić dane wyświetlone, wydrukowane albo pobrane z tachografu (art. 36 ust. 3 rozporządzenia 165/2014).

Przy kontroli okazujesz kartę kierowcy oraz wszystkie zapisy odręczne i wydruki z bieżącego dnia i z 56 poprzednich dni. Jeśli w tym czasie jeździłeś też pojazdem z tachografem analogowym, okazujesz również wykresówki (art. 36 ust. 2). Okres 56 dni obowiązuje od 31 grudnia 2024 r. (art. 3 rozporządzenia 2020/1054). Przewoźnik przechowuje wykresówki i wydruki co najmniej rok i na Twoją prośbę wydaje Ci ich kopie (art. 33 ust. 2 rozporządzenia 165/2014).

Awaria tachografu: co robić w trasie

Za naprawę odpowiada przewoźnik. Tachograf naprawia zatwierdzony instalator albo warsztat tak szybko, jak pozwalają okoliczności. Jeśli pojazd nie może wrócić do bazy w ciągu tygodnia od uszkodzenia albo wykrycia usterki, naprawa odbywa się w drodze (art. 37 ust. 1).

Ty w tym czasie prowadzisz zapis ręczny. Zaznaczasz swoje dane (nazwisko, numer karty kierowcy albo prawa jazdy) z podpisem oraz okresy, których tachograf nie zarejestrował albo nie wydrukował poprawnie. Zapisujesz je na wykresówce albo na tymczasowej wykresówce dołączonej do wykresówki lub karty kierowcy (art. 37 ust. 2). Kontrolujący może wtedy sprawdzić czas pracy na podstawie tych dokumentów pomocniczych (art. 36 ust. 3).

Jazda z niedziałającym tachografem po upływie dopuszczalnego okresu kosztuje kierowcę 1000 zł grzywny (załącznik nr 1 do ustawy o transporcie drogowym, lp. 7.4). Najwyższe stawki dotyczą ingerencji w urządzenie: jazda z odłączonym tachografem to 2000 zł (lp. 7.6). Każda forma manipulowania tachografem, kartą albo wykresówką jest zakazana, a w pojeździe nie może być urządzenia, które do tego służy (art. 32 ust. 3 rozporządzenia 165/2014).

Najczęstsze błędy przy obsłudze tachografu

• Brak symbolu państwa po granicy. Kontrola zobaczy to na karcie, a grzywna wynosi 100 zł za każdy dzień podlegający kontroli (załącznik nr 1 do ustawy o transporcie drogowym, lp. 7.12).
• Zły przełącznik po zatrzymaniu. Zostawienie „innej pracy” na czas przerwy albo odwrotnie zmienia bilans przerw i odpoczynków. Za niepoprawne operowanie przełącznikiem płacisz 100 zł za każdy dzień, maksymalnie 1000 zł (lp. 7.3).
• Karta w złym czytniku w załodze. Twój czas jazdy trafia wtedy na kartę drugiego kierowcy. Grzywna to 200 zł (lp. 7.20).
• Brak papieru do wydruków. Bez papieru nie wydrukujesz danych na żądanie kontrolującego, a obowiązek zapewnienia wydruku spoczywa na przewoźniku i na Tobie (art. 33 ust. 1 rozporządzenia 165/2014).
• Puste dni bez wpisów ręcznych. Brak wymaganych danych o okresach aktywności to 100 zł za każdy dzień (lp. 7.12). Urlop i zwolnienie lekarskie wpisujesz pod symbolem odpoczynku.

Najczęstsze pytania

Pod jakim symbolem wpisać urlop albo L4?

Pod symbolem łóżka, czyli przerwy i odpoczynku. Od zmiany z 2020 r. art. 34 ust. 5 lit. b ppkt iv rozporządzenia 165/2014 wymienia urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie wprost obok przerw i odpoczynku.

Czy mogę wyjąć kartę na noc w hotelu?

Po zakończeniu dziennego okresu pracy tak, bo zakaz wyjmowania dotyczy czasu przed końcem dziennego okresu pracy (art. 34 ust. 1). Odpoczynek poza pojazdem dopiszesz rano funkcją wpisów ręcznych (art. 34 ust. 3).

Ile dni wstecz kontrolujący może sprawdzić?

Dzień bieżący i 56 poprzednich dni (art. 36 ust. 2 rozporządzenia 165/2014). Tyle zapisów odręcznych i wydruków musisz mieć przy sobie, a reszta danych jest na karcie.

Czy tachograf można ustawić tak, żeby po wyłączeniu silnika sam przełączał na odpoczynek?

Tylko jeśli nadal możesz ręcznie wybrać właściwą czynność (art. 32 ust. 2). Automat nie zwalnia Cię z kontroli, co faktycznie się zapisało.

Obsługa tachografu i przepisy o czasie pracy należą do zagadnień kwalifikacji wstępnej. Jak wygląda kurs i test, opisujemy na stronach kwalifikacja wstępna C i kwalifikacja wstępna D.

Podsumowanie

• Tachograf rejestruje cztery rodzaje czynności: jazdę (koło kierownicy), inną pracę (młotki), gotowość (przekreślony kwadrat) i odpoczynek (łóżko), a na promie lub w pociągu dodatkowy symbol (art. 34 ust. 5 rozporządzenia 165/2014).
• Czas poza pojazdem wprowadzasz na kartę funkcją wpisów ręcznych, a urlop i zwolnienie lekarskie pod symbolem odpoczynku (art. 34 ust. 3 i ust. 5 lit. b ppkt iv).
• Symbol państwa wpisujesz na początku i końcu dziennego okresu pracy oraz od 2 lutego 2022 r. na pierwszym postoju po przekroczeniu granicy (art. 34 ust. 7).
• Przy kontroli okazujesz kartę oraz zapisy i wydruki z bieżącego dnia i 56 poprzednich (art. 36 ust. 2).
• Przy utracie karty robisz wydruki na początku i końcu trasy, a przy awarii tachografu prowadzisz zapis ręczny z podpisem (art. 35 ust. 2 i art. 37 ust. 2).
• Pojazd z uszkodzonym tachografem naprawia się w drodze, jeśli nie wróci do bazy w ciągu tygodnia; dalsza jazda bez naprawy kosztuje kierowcę 1000 zł (art. 37 ust. 1, zał. nr 1 lp. 7.4 ustawy o transporcie drogowym).

Teksty przepisów: rozporządzenie (UE) nr 165/2014 w EUR-Lex, rozporządzenie (WE) nr 561/2006 w EUR-Lex oraz ustawa o transporcie drogowym, Dz.U. 2025 poz. 1490 w ISAP.

Stan prawny na 18 października 2026 r.